Nicht nur der Arbeits- und Studienalltag haben sich durch die Anordnung von Social Distancing verändert, auch im Eventbereich mussten grosse Anpassungen vorgenommen werden. Die DigiLeB hat im letzten Jahr neben den Hilfsangeboten zu Distance Learning und Online-Prüfungen auch im Bereich des Eventmanagements im Online-Format Unterstützung bieten können.

Das Team Eventmanagement - Claudia Mösching, Laura Mato Torres, Isabel Ezzahar und Levin Linganathan - hat im letzten Jahr unter anderem die Diplomfeier und den Infoanlass für Studierende digital ausgerichtet. Wir haben mit Laura gesprochen und ihr einige Fragen zur Planung grosser Events in Zeiten von Social Distancing gestellt.

DigiLeB: Liebe Laura, wie seid ihr bei der Planung vorgegangen?

Eventmanagement: Vor allem bei wiederkehrenden Anlässen besteht bereits ein gut ausgearbeitetes Konzept für eine erfolgreiche Durchführung vor Ort. Auf dieses haben wir uns bei der Suche nach geeigneten virtuellen Tools gestützt. Durch Erfahrungen aus der Lehre und der Expertise der DigiLeB haben wir Testevents durchgeführt und anschliessend passende Tools ausgewählt. Virtuelle Events bieten neue Möglichkeiten zur Eventgestaltung. Unser Team hat sich zusätzliches digitales Know-how erarbeitet und wertvolle Erfahrungswerte für diese Durchführungsart gesammelt. Dieses Wissen wird uns auch in Zukunft zur Konzipierung von neuen digitalen Events von Nutzen sein.

DigiLeB: Auf welche Schwierigkeiten seid ihr gestossen und welche Chancen seht ihr in einer digitalen Durchführung?

Eventmanagement: Konzeption und Vermittlung von Events im digitalen Raum stellen eine zusätzliche Herausforderung dar, da die Endnutzer und Endnutzerinnen als Teilnehmende eine unterschiedliche digitale Affinität aufweisen. Durch die Ausarbeitung von Anleitungen und Durchführungen von virtuellen Schulungen stellen wir sicher, dass die PHBern auch im virtuellen Raum informative und inklusive Eventerlebnisse bietet. Eine digitale Durchführung bietet neue Chancen: Für eine Fachdidaktik-Tagung im Mai durften mit der neuen Durchführungsart viel mehr Teilnehmende aus dem internationalen Raum begrüsst werden, als dies vor Ort der Fall gewesen wäre. Durch die Möglichkeit der Aufnahme (beispielsweise mit Zoom) wäre es zudem auch möglich, die Aufzeichnung einer Informationsveranstaltung zu einem Studiengang der Grundausbildung auch noch nach Veranstaltungsende anzuschauen.

DigiLeB: Wie konnte die DigiLeB euch helfen?

Eventmanagement: Die enge Zusammenarbeit mit dem DigiLeB war für uns sehr wertvoll. Mittlerweile können Eventmanagement und DigiLeB gemeinsam Synergien nutzen, da wir nun einige Tools durch verschiedene Anlässe bereits sehr gut kennen.

DigiLeB: Für welche Tools habt ihr euch entschieden und weshalb?

Eventmanagement: Wir haben für die verschiedenen Anlässe folgende Tools ausgewählt: 

Das Zielpublikum des Präsentationsanlasses der Masterarbeiten im Januar waren Masterstudierende des IS1 sowie deren Angehörige und Bekannte sowie andere PH-interne. Wir haben uns für Gatherly entschieden, da es als Videokonferenztool mit den nötigen Grundfunktionen Bild und Ton ausgestattet ist, ein erweitertes Grafikerlebnis im Vergleich zu Zoom bietet sowie zusätzliche Austauschmöglichkeiten für die Teilnehmenden ermöglicht. Die Kommunikation erfolgte via Website und Mailing an die Studierenden und schlussendlich nahmen fast 200 Personen an der Veranstaltung teil.

Der Infoanlass am 13. März wurde für alle am Lehrerberuf Interessierten ausgerichtet. Wir haben uns für Gather.town mit integrierten Zoom-Calls entschieden, um die Kapazität der Infoveranstaltung vergrössern zu können. Austauschgefässe mit Studierenden und Praxislehrpersonen wurden direkt in Gather.town durchgeführt. Mit Gather.town wurde ein Tool ausgewählt welches ermöglicht, die Benutzeroberfläche dem Event entsprechend zu gestalten. Auch die Erkundung des virtuellen Raumes erfolgt mittels eigens gestaltetem Avatar. 

Diese virtuelle Umsetzung einer Informationsveranstaltung für Studiengänge im Bereich der Events ist bisher einzigartig und noch von keiner anderen Pädagogischen Hochschule in dieser Form durchgeführt worden. Wir haben dafür über die Social Media-Kanäle geworben und auf der Webseite ein Anmeldeformular aufgeschaltet. Die Veranstaltung ist auf grosses Interesse gestossen und zu Spitzenzeiten waren mehr als 250 Personen gleichzeitig online. 

Im Mai haben wir die Diplomfeier für alle Diplomandinnen und Diplomanden der Studiengänge der Grundausbildungen sowie des Fachdiddaktikmaster TTG-D und deren Angehörige und weitere Interessierte ausgerichtet. Hierfür haben wir uns für die Tools Zoom und "Wonder.me" entschieden. Zoom eignete sich für den offiziellen Teil sehr gut, da viele Nutzende bereits mit diesem Tool vertraut waren. Zudem konnten bei Bedarf Präsentationen via "Bildschirm teilen" von den Institutsleitenden gezeigt werden. Mehrere Institute haben das Format zudem dafür genutzt, bei der virtuellen Diplomübergabe den Studierenden einige Fragen zu Ihren Studienerfahrungen zu stellen. Der informelle Teil fand auf der Plattform Wonder.me statt. Bei Eintritt in dieses Tool wird ein Foto über die Bildschirmkamera erstellt. Dieses Foto erscheint dann im Tool als Kreis zur Navigation. Durch die Navigation kann mit verschiedenen Leuten in grösseren oder kleineren Gesprächsgruppen mittels Video- und Tonübertragung geplaudert werden. Die Kommunikation erfolgte mittels einer virtuellen Einladung.

DigiLeB: Wie verliefen die Veranstaltungen insgesamt? Sind (technische) Probleme aufgetreten?

Eventmanagement: Im Vergleich zu den Events vor Ort ist die Technik bei virtuellen Durchführungen ein grösserer Unsicherheitsfaktor, welcher trotz der Ausarbeitung von Notfallplänen nur bedingt eingegrenzt werden kann. Viele Fragen können jedoch durch eine genaue Angabe, welche Geräte und Browser für die jeweilige Anwendung genutzt werden sollten, bereits vor der Durchführung beantwortet werden. Ist der Einstieg in das jeweilige Tool geschafft und treten Probleme bei einzelnen Komponenten auf (z.B. Bild oder Ton), sind wir für den Online-Support ebenfalls durch die DigiLeb auf wichtige Punkte aufmerksam gemacht worden. Zudem helfen uns auch hier die bisherigen Erfahrungen vergangener Online-Events oder aus der Lehre.

Die Erfahrung zeigt, dass die Nutzenden sich etwas mehr Zeit vor der Veranstaltung nehmen müssen, damit sie sich in dieser neuen digitalen Welt zurechtfinden. Das virtuelle Erlebnis ist jedoch aus zahlreichen Rückmeldungen der Teilnehmenden sehr erfrischend im Vergleich zu den alltäglich genutzten Videokonferenztools.

DigiLeB: Und wie siehst du die Zukunft für digitale Events an der PHBern?

Eventmanagement: Die Möglichkeit, ortsunabhängig an einem solchen Event teilzunehmen kann - insbesondere für internationale Teilnehmende - ein deutlicher Vorteil sein und aufgrund der Zeitunabhängigkeit durch Bereitstellen der Aufzeichnung, dürfte die Reichweite von z.B. Infoanlässen deutlich erhöht werden können. Offen bleibt also die Frage, inwieweit die virtuelle Durchführung solcher Events Bestandteil der Eventkultur bleiben wird oder ob in Zukunft - soweit möglich - wieder alle Veranstaltungen vor Ort durchgeführt werden. 

DigiLeB: Vielen Dank für deine Zeit!

Das Team Eventmanagement kann erreicht werden unter eventmanagement@phbern.ch 

Wer mehr wissen will über die von Laura erwähnten Plattformen und Tools findet in diesem früheren Blogbeitrag der DigiLeB Ideen für ihren Einsatz in der Lehre.

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